Consultez les informations suivantes pour connaître les obligations à respecter relativement à la gestion de votre établissement.

La loi prévoit des particularités en ce qui concerne le lieu et le nom de votre établissement.

Établissement au Québec

La loi exige que vous exerciez vos activités d’agent de recouvrement dans un établissement situé au Québec. Cet établissement doit se trouver dans un immeuble ou une partie d’un immeuble où vous faites des affaires.

Nom de l’agence

Les expressions « agence de recouvrement » ou « agent de recouvrement » doivent figurer dans le nom sous lequel vous faites des affaires.

Vous devez exercer vos activités dans un établissement situé au Québec.

Activités liées à la perception d’une somme d’argent

Vous devez effectuer vos activités de perception de créances au Québec. Il s’agit par exemple :

  • de la réception des sommes d’argent;
  • de la préparation des reçus à remettre aux débiteurs;
  • des transactions effectuées dans votre compte en fidéicommis (dépôt, conservation des sommes d’argent, retrait, etc.);
  • de la préparation d’une quittance au débiteur, soit le document confirmant que le débiteur a payé les sommes dues.

Vous pouvez toutefois transmettre les avis de réclamation, les reçus et les quittances aux débiteurs à partir d’un lieu à l’extérieur du Québec, si les instructions ont été données à partir d’un établissement au Québec.

Activités avec le créancier

La reddition de compte aux créanciers et la remise des sommes perçues doivent être effectuées à partir du Québec.

Service offert

L’établissement situé au Québec de votre agence de recouvrement doit être doté du personnel nécessaire pour assurer les activités de recouvrement de créances. Ce service doit être offert en permanence, pendant les heures d’ouverture de l’établissement.

Vous devez tenir et conserver les originaux des documents suivants dans votre établissement situé au Québec :

  • le registre des créances à recouvrer;
  • les dossiers de chaque débiteur au Québec;
  • le registre des comptes en fidéicommis.

Cette obligation s’applique même si ces documents sont conservés sur un support informatique ou un autre support.

Vos représentants doivent être certifiés par l’Office de la protection du consommateur. Il vous faut en tenir une liste et informer l’Office de toute fin d’emploi.

Certification

Le représentant qui est entré en fonction entre le 1er août et le 31 décembre 2019 inclusivement devait avoir un certificat temporaire pour prendre du service. Ce certificat lui permet d’exercer des activités liées au recouvrement de créances jusqu’au 31 décembre 2020, tant qu’il demeure à l’emploi d’au moins un agent de recouvrement ou qu’il a un contrat de service avec lui. Ce représentant doit obtenir un certificat régulier, notamment par la réussite d’un examen, avant le 1er janvier 2021.

Le représentant qui entre en fonction le 1er janvier 2020 ou après doit obtenir un certificat régulier. L’une des conditions d’obtention de ce certificat est la réussite d’un examen.

La section portant sur le certificat, à l’intention des représentants, donne tous les détails sur l’obtention de celui-ci.

Liste à jour des représentants

Vous devez tenir à jour une liste des représentants que vous employez ou avec qui vous avez signé un contrat de service. Une copie de cette liste doit être transmise à l’Office sur demande.

Le service Gestion du permis en ligne vous permet de consulter la liste des représentants qui sont liés à votre agence et dont le certificat est valide.

Fin d’emploi

Un représentant n’est plus à votre emploi ou n’a plus de contrat de service avec vous? Vous devez en informer l’Office dans les 15 jours suivant l’événement. Vous pouvez, pour ce faire, utiliser le service Gestion du permis en ligne.

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