Catégories de renseignements personnels versés au fichier

  • Tout renseignement sur une personne physique qui communique avec le Bureau de la qualité des services de l'Office. Il s'agit généralement du nom, du numéro de téléphone, de l'adresse postale et de l'adresse de courriel, ainsi que tout renseignement personnel consigné par écrit dans le traitement de la plainte ou du commentaire.
  • Le nom des membres du personnel de l'Office nommés ou concernés par la plainte ou le commentaire.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

Traitement des plaintes et des commentaires sur les services de l'Office et la façon dont il exerce son mandat.

Mode de gestion du fichier

  • Les renseignements sont conservés dans le format propre à la plainte ou au commentaire, qu'il s'agisse d'un courrier, d'un courriel, d'une télécopie ou de la transcription d'une communication verbale.
  • Les renseignements personnels ne sont communiqués que s'ils sont nécessaires au traitement de la plainte et du commentaire.
  • Un registre des plaintes et des commentaires est conservé depuis l'implantation du Bureau de la qualité des services en avril 2006. Il ne comprend que le nom des personnes concernées.

Provenance des renseignements versés au fichier

Les personnes physiques qui communiquent avec le Bureau.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

  • Les personnes ayant déposé une plainte ou un commentaire.
  • Dans le cas d'une plainte concernant un agent, le supérieur immédiat de l'agent et éventuellement, l'agent lui-même.
  • Dans le cas d'un témoignage d'appréciation, le membre du personnel concerné et ses supérieurs hiérarchiques.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

Le responsable du Bureau ou son remplaçant.

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Dernière modification : 24 avril 2014

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