Il s'agit du système comptable du gouvernement administré par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) servant principalement à faire des paiements, à suivre le budget et à produire des rapports comptables et de gestion à l'exception de la paie.

Catégories de renseignements versés au fichier

Le nom, le numéro d'assurance sociale, l'adresse résidentielle permanente des employés de l'Office et des fournisseurs qui seraient des personnes physiques.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

Produire tous les paiements à l'exclusion de la paie aux employés de l'Office et aux fournisseurs qui sont des personnes physiques.

Mode de gestion du fichier

  • Le système est administré par la Direction générale SAGIR du CSPQ.
  • L'Office fait partie du portefeuille du ministère de la Justice lequel regroupe toutes les données comptables du ministère et de ses différents organismes.
  • Les rapports générés par l'Office à partir du système sont susceptibles de comprendre des renseignements personnels.
  • La durée de conservation de ces rapports est établie selon le calendrier de conservation des documents de l'Office, soit deux ans pour la période d'utilisation active, cinq ans pour la période semi-active et destruction par la suite.
  • L'Office détient de plus un dossier physique pour chacune des personnes à qui il émet un paiement (fournisseur), lequel dossier contient notamment les pièces justificatives.

Provenance des renseignements versés au fichier

Les renseignements personnels versés au fichier sont fournis par les employés ou les fournisseurs (personnes physiques) et sont communiqués au Centre d'assistance SAGIR du ministère de la Justice.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Le personnel de l'Office et certains fournisseurs qui sont des personnes physiques.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office, du ministère de la Justice, du Contrôleur des finances et du CSPQ.

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Dernière modification : 24 avril 2014

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