Ce fichier est constitué des dossiers physiques comprenant les renseignements relatifs aux absences de longue durée (invalidité) des employés. Ils contiennent :
- les certificats médicaux;
- les expertises médicales;
- la correspondance pertinente.
Catégories de renseignements versés au fichier
- Le nom, l'adresse personnelle, les numéros de téléphone, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance de l'employé.
- Le nom et les coordonnées des professionnels de la santé.
- Les données sur la condition médicale de l'employé (diagnostic, traitements, pronostic).
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
Le suivi et le traitement des dossiers d'invalidité, le suivi des périodes d'absence pour invalidité selon les régimes d'assurance-traitement.
Mode de gestion du fichier
- Les dossiers physiques sont détenus par les Services administratifs qui en sont responsables.
- Les données sont conservées durant la période d'emploi à l'Office.
- La correspondance est versée au dossier de l'employé après le retour au travail. Les certificats médicaux et les expertises médicales quant à eux ne sont jamais versés au dossier de l'employé.
Provenance des renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office, les professionnels de la santé.
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office en absence pour invalidité.
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
L'accès est réservé uniquement à la conseillère ou au conseiller en gestion des ressources humaines responsable des dossiers d'invalidité.
Dernière modification : 24 novembre 2017
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