Diffusion de l'informationFichier des griefs

Ce fichier est constitué de chacun des dossiers physiques constitués à l'occasion du traitement des griefs en vue d'un règlement. Ils contiennent :

• les formulaires de grief;
• les positions formelles;
• la correspondance, les avis de convocation, les rapports d'enquête s'il y a lieu, et autres;
• les décisions et les règlements des griefs.

Catégories de renseignements versés au fichier

Le nom, l'adresse personnelle, les numéros de téléphone, le numéro d'assurance sociale de l'employé concerné ainsi que tout renseignement personnel pertinent au grief.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

Le suivi et le traitement des griefs en vue d'un règlement

Mode de gestion du fichier

• Les dossiers de grief sont détenus par les Services administratifs qui en sont responsables.
• Les dossiers sont conservés durant 5 ans à titre de document semi-actifs après le règlement hors cour ou en arbitrage du grief, puis détruits.

Provenance des renseignements versés au fichier

Les employés de l'Office, le syndicat concerné, l'Office

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Le personnel de l'Office impliqué dans un grief.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office.

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