Cette base de données gère toutes les demandes de documents des consommateurs, notamment les formulaires de plaintes et certains accusés de réception, depuis la demande originale jusqu'à l'ouverture d'un dossier de signalement dans le « Système des commerçants ».

Catégories de renseignements personnels versés au fichier

  • Selon la nature de la demande, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse de courriel des personnes physiques qui font la demande d'un formulaire de plainte ou d'indemnisation ou d'un document d'information.
  • Le numéro de plainte qui en découle.
  • La feuille de route de toute intervention.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

  • L'envoi de formulaires ou de documentation.
  • Le repérage d'un dossier préexistant à partir du numéro de téléphone lors d'une prise d'appel au centre d'appels.
  • La création d'un signalement dans le cas du retour d'un formulaire de plainte rempli par le consommateur.

Mode de gestion du fichier

  • Ce système est entièrement informatisé et ne crée pas de dossiers physiques séparés.
  • Le système est sous la responsabilité de la Direction des services aux consommateurs.
  • Les inscriptions aux fichiers sont supprimées après trois années de calendrier en conformité avec le calendrier de conservation. Toutes les inscriptions antérieures au 1er janvier 2008 ont été supprimées le 27 mars 2011.

Provenance des renseignements versés au fichier

  • Les personnes qui s'adressent à un agent pour obtenir un formulaire ou un document.
  • Le système téléphonique pour les numéros de téléphone.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Les personnes qui demandent un formulaire ou un document de l'Office.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

  • L'ensemble du personnel de la Direction des services aux consommateurs.
  • La personne chargée de l'envoi central des documents.
  • La personne responsable de l'accès à l'information.
  • Les personnes autorisées du Service des ressources informationnelles.

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Dernière modification : 24 avril 2014

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