Il s'agit du système comptable du gouvernement administré par le Contrôleur des finances et servant principalement à faire des paiements, à suivre le budget, à comptabiliser les revenus et à produire des rapports comptables. Ce système génère des rapports périodiques sur les revenus et les dépenses de l'Office dont certains relatifs à la paie; ces rapports sont conservés à l'Office dans des dossiers physiques.

Catégories de renseignements versés au fichier

Ces renseignements peuvent être répartis en trois catégories :

  • le nom et le numéro d'assurance sociale des employés de l'Office;
  • le nom des employés qui sont détenteurs de petites caisses;
  • le nom, le numéro d'assurance sociale, l'adresse personnelle et les numéros de téléphone de ceux des créanciers de l'Office qui sont des personnes physiques.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

La comptabilisation des données relatives à la paie des employés et la comptabilisation des revenus de l'Office.

Mode de gestion du fichier

  • Les rapports produits sont sous la responsabilité des Services administratifs de l'Office.
  • La durée de conservation de ces rapports est établie selon le calendrier de conservation des documents de l'Office, soit deux ans pour la période d'utilisation active, cinq pour la période semi-active et destruction par la suite.

Provenance des renseignements versés au fichier

  • Les renseignements sur le personnel de l'Office proviennent de la base de données SAGIP.
  • Les renseignements sur les créanciers qui sont des personnes physiques sont créés par l'Office.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Le personnel de l'Office et certains fournisseurs qui sont des personnes physiques.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office et du Contrôleur des finances.

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Dernière modification : 24 avril 2014

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