Access to informationDossiers et banque de données « Système des permis »

Le « Système des permis » est composé des dossiers physiques de tous les commerçants ayant fait une demande de permis ou une demande de renouvellement et d'une base de données.

Catégories de renseignements personnels versés au fichier ou conservés dans les dossiers

A. Pour tous les types de permis et les exemptions

• Nom, prénom du demandeur.
• Adresse personnelle et adresse de correspondance.
• Numéro de téléphone et de télécopieur.
• Date de naissance.
• Nom, adresse, date de naissance, fonction dans l'entreprise et niveau de participation des personnes liées à l'entreprise (associés ou administrateurs ; dirigeants et bailleurs de fonds dans le cas d'un permis d'agent de voyages).
• Statut de failli.
• Déclaration de culpabilité du demandeur au cours des trois années précédentes d'une infraction à une loi ou à un règlement de l'Office de la protection du consommateur ou d'un acte criminel :
  • Dans ce cas, le nom de la personne, la nature de l'infraction, la date de jugement, le numéro de dossier et tout autre renseignement pertinent.

B. En plus des renseignements en A

Pour les demandeurs de permis d'agent de voyages

• Au sujet des demandeurs :
  • Citoyenneté ou statut d'immigrant reçu.
  • Description détaillée d'emplois dans le domaine du voyage.
  • Démonstration du caractère à temps plein de l'expérience (selon le cas, relevé T4, déclaration fiscale, relevés d'emplois).
  • Intérêts financiers ou autres dans une autre agence de voyages.
• Personnes autorisées à effectuer les opérations bancaires relatives au compte en fidéicommis.

Pour les permis de commerçants itinérants

• Nom, prénom, adresse personnelle et numéros de téléphone et de télécopieur des représentants.
• Nom, prénom, adresse personnelle et numéros de téléphone et de télécopieur des employés des commerçants-représentants.

Pour les permis d'agent de recouvrement

Nom, prénom, adresse personnelle et numéros de téléphone et de télécopieur des représentants.

Pour les commerçants de garanties supplémentaires d'automobiles

Nom, prénom, adresse des intermédiaires autres que les concessionnaires et garagistes indépendants.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• Délivrance et gestion des permis :
  • d'agent de voyages (détaillant ou grossiste);
  • de commerçant itinérant;
  • d'exploitant de studio de santé;
  • de prêteur d'argent;
  • d'agent de recouvrement;
  • de commerçant de garanties supplémentaires d'automobiles.
• Délivrance et gestion des exemptions au versement de certaines cautions.

Mode de gestion du fichier

• Les demandes de permis et de renouvellement de permis doivent être faites sur les formulaires prescrits. Tous les documents concernant une entreprise sont réunis dans un dossier physique cumulatif. Les dossiers physiques sont conservés depuis l'implantation progressive du système des permis à compter des années 1980, à l'exception de certains qui ont été détruits après dix années d'inactivité.
• La banque de données « Système des permis » contient des renseignements tirés des dossiers physiques ainsi que la séquence de toutes les interventions au dossier. Les renseignements dans la banque sont conservés depuis la mise en place du système en 2003. Certains renseignements à compter de 1997 ont fait l'objet d'une conversion en 2003 lors d'une transition vers le système actuel.
• Le Service des permis est responsable de la gestion du Système des permis.

Provenance des renseignements versés au fichier

Les demandeurs et les titulaires de permis.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Les demandeurs et les titulaires de permis et leurs représentants.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier informatique et aux dossiers dans l'exercice de leurs fonctions

Le personnel du Service des permis a accès à l'ensemble des dossiers et à la banque de données. L'ensemble du personnel de l'Office, à l'exception des Services administratifs, a accès à certains renseignements par l'entremise de la banque de données « Système des commerçants ».

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