Access to informationFichier des dossiers de dotation

Ce fichier constitué des dossiers physiques constitués à l'occasion de chacun des processus d'embauche du personnel occasionnel et régulier, quelque soit le mode de dotation (affectation, mutation, promotion et recrutement).

Catégories de renseignements versés au fichier

• Le curriculum vitae et l'offre de service transmis par le candidat à un poste incluant son nom, son adresse personnelle, sa date de naissance (facultative), ses numéros de téléphone.
• Les candidats inscrits sur les listes de déclaration d'aptitudes à la suite de la tenue d'un concours.
• Les résultats nominatifs des processus de sélection.
• La correspondance reliée aux activités de dotation.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

L'embauche du personnel et le suivi de la dotation des postes vacants.

Mode de gestion du fichier

• Les dossiers sont détenus par les Services administratifs qui en sont responsables.
• L'offre de service d'un candidat retenu est versée à son dossier personnel et les offres des autres candidats sont conservées durant 5 ans (2 ans actif, 3 ans semi-actif et destruction).
• Les grilles d'entrevues quant à elles sont détruites dès la fin du processus de dotation des postes.
• Le Secrétariat du conseil du trésor administre le Système de gestion des listes de déclaration d'aptitudes (SGLDA) comprenant tous les résultats des ministères et organismes qui tiennent des concours.

Provenance des renseignements versés au fichier

• Les candidats à un poste.
• Les intervenants dans le processus de sélection.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

• Les personnes embauchées dans la fonction publique.
• Les candidats inscrits sur des listes de déclaration d'aptitudes.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office.

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