Access to informationSystème automatisé de la gestion des informations sur le personnel (SAGIP)

Il s'agit du système comptable du gouvernement administré par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) servant principalement à produire la paie du personnel et à produire des rapports comptables et de gestion. Ce système est complété par un document produit par l'Office (fichier Excel) permettant d'effectuer une prévision de la masse salariale de l'Office.

Catégories de renseignements versés au fichier

Le nom, le numéro d'assurance sociale et l'adresse permanente des employés.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

L'émission de la paie des employés de l'Office et la production de certaines informations relatives à la rémunération et à l'assiduité.

Mode de gestion du fichier

• Le système comptable est administré par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ).
• La durée de conservation du fichier Excel est établie selon le calendrier de conservation des documents de l'Office, soit deux ans pour la période d'utilisation active, cinq pour la période semi-active et destruction par la suite.

Provenance des renseignements versés au fichier

Les renseignements sont versés au fichier par l'Office à la suite du processus de dotation.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Le personnel de l'Office.

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office, du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) et du Contrôleur des finances ont accès au système SAGIP.
• Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office ont accès au fichier Excel.

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