Access to informationDemandes d'accès à l'information

Catégories de renseignements personnels versés au fichier

Le nom, l'adresse, l'adresse de courriel, le numéro de téléphone ou d'autres renseignements fournis par les demandeurs qui sont des personnes physiques.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels :
  • traiter les demandes d'accès aux documents;
  • traiter les demandes concernant des renseignements personnels, par exemple, une demande de rectification;
  • intervenir en cas de révision par la Commission d'accès à l'information.

Mode de gestion du fichier

• Les renseignements sont conservés dans le format propre à la demande, qu'il s'agisse d'un courrier, d'un courriel, d'une télécopie ou de la transcription d'une communication verbale.
• Les dossiers physiques des demandes traitées sont détruits après cinq ans.
• Un registre des demandes est conservé depuis 1993 à titre de document synthèse. Il ne comprend que le nom des demandeurs.

Provenance des renseignements versés au fichier

Les renseignements sont fournis par les demandeurs.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

Les demandeurs

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Le responsable de l'accès aux documents
• Certains membres de l'Office dans le cadre de leurs fonctions, par exemple un conseiller juridique
• Le président de l'Office

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