Vous souhaitez organiser un voyage pour le compte d'un groupe? Certaines activités sont réservées aux agents de voyages qui détiennent un permis du Québec. Par contre, dans 2 situations bien précises, vous pouvez vous-même prendre en charge l'organisation d'un voyage de groupe.
Activités réservées aux agences de voyages
Souvent, l'organisation d'un voyage de groupe doit être faite par une agence de voyages. C'est elle qui doit s'occuper des réservations liées à l'hébergement et au transport, et percevoir le paiement des voyageurs. De cette façon, les voyageurs bénéficient de protections financières, comme celles qu'offre le Fonds d'indemnisation des clients des agents de voyages.
Organiser un voyage bénévolement
Vous pouvez prendre en charge l'organisation d'un voyage de groupe quand vous le faites de façon bénévole. Vous ne devez pas profiter de privilèges. Par exemple, vous ne pouvez pas :
- recevoir un montant d'argent;
- vous voir offrir le voyage à un coût moindre ou gratuitement.
Aucuns frais ne doivent être exigés aux voyageurs pour couvrir l'organisation du voyage. Les voyageurs se partagent le coût réel du transport et de l'hébergement, soit le montant qui est facturé à l'organisateur.
Organiser un court voyage occasionnel au Québec
Vous pouvez organiser un voyage de groupe lorsque celui-ci répond à toutes ces conditions :
- Il est occasionnel, c'est-à-dire qu'il n'a pas lieu de façon régulière (comme tous les vendredis de l'automne, toutes les fins d'année scolaire, tous les mois, etc.).
- Il a lieu au Québec.
- Il dure :
- moins de 72 heures, si l'organisation du voyage est prise en charge par une entreprise, une société ou une association et qu'il est réservé uniquement à ses employés ou à ses membres;
- moins de 48 heures, dans les autres cas.
Ainsi, pour organiser les voyages suivants, il faudrait faire appel à une agence de voyages.
| Exemples de voyages |
Raisons pour lesquelles il faut passer par une agence de voyages |
| Un professeur d'histoire de l'art planifie chaque année, pour ses étudiants, une visite de 4 jours dans les musées de New York. |
Le voyage est offert de façon régulière (chaque année) et il a lieu à l'extérieur du Québec. |
| Le club de l'âge d'or de Trois-Rivières organise une semaine aux Îles-de-la-Madeleine pour les membres du club. |
Le voyage est organisé par une association pour ses membres et dure plus de 72 heures. |
| Un club de hockey participe à un tournoi d'une semaine dans l'Ouest canadien. Chaque participant doit débourser pour couvrir les frais de voyages des joueurs et ceux des entraîneurs. |
Le voyage est de plus de 48 heures, à l'extérieur du Québec, et des frais d'organisation sont facturés aux participants. |
Agences de voyages titulaires de permis
Pour vous assurer que l'agence de voyages avec qui vous faites affaire détient un permis du Québec, utilisez l'outil Renseignez-vous sur un commerçant.