Système de gestion budgétaire et comptable (SYGBEC)
Il s'agit du système comptable du gouvernement administré par le Contrôleur des finances et servant principalement à faire des paiements, à suivre le budget, à comptabiliser les revenus et à produire des rapports comptables. Ce système génère des rapports périodiques sur les revenus et les dépenses de l'Office dont certains relatifs à la paie; ces rapports sont conservés à l'Office dans des dossiers physiques.
Catégories de renseignements versés au fichier
Ces renseignements peuvent être répartis en trois catégories :
- le nom et le numéro d'assurance sociale des employés de l'Office
- le nom des employés qui sont détenteurs de petites caisses
- le nom, le numéro d'assurance sociale, l'adresse personnelle et les numéros de téléphone de ceux des créanciers de l'Office qui sont des personnes physiques.
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
La comptabilisation des données relatives à la paie des employés et la comptabilisation des revenus de l'Office
Mode de gestion du fichier
- Les rapports produits sont sous la responsabilité des Services administratifs de l'Office.
- La durée de conservation de ces rapports est établie selon le calendrier de conservation des documents de l'Office, soit deux ans pour la période d'utilisation active, cinq pour la période semi-active et destruction par la suite.
Provenance des renseignements versés au fichier
- Les renseignements sur le personnel de l'Office proviennent de la base de données SAGIP.
- Les renseignements sur les créanciers qui sont des personnes physiques sont créés par l'Office.
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office et certains fournisseurs qui sont des personnes physiques
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office et du Contrôleur des finances.
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Info-bulle
Mesures de sécurité
Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Mesures générales
- Politique de sécurité de l'information
- Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
- Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
- Politique sur la gestion intégrée des documents
Mesures propres aux documents édités sur papier
- Contrôle de l'accès aux locaux
- Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
- Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
- Destruction des documents selon le calendrier de conservation
Mesures propres aux documents technologiques
- Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
- Contrôle de l'accès aux serveurs
- Environnement réseau sécurisé
- Accès sécurisé aux fichiers
- Journalisation de certaines actions
- Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires
Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.
Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.
Mise en ligne : 26 mars 2010