Solution d'affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR, volet 1)
Il s'agit du système comptable du gouvernement administré par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) servant principalement à faire des paiements, à suivre le budget et à produire des rapports comptables et de gestion à l'exception de la paie.
Catégories de renseignements versés au fichier
Le nom, le numéro d'assurance sociale, l'adresse résidentielle permanente des employés de l'Office et des fournisseurs qui seraient des personnes physiques
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
Produire tous les paiements à l'exclusion de la paie aux employés de l'Office et aux fournisseurs qui sont des personnes physiques
Mode de gestion du fichier
- Le système est administré par la Direction générale SAGIR du CSPQ.
- L'Office fait partie du portefeuille du ministère de la Justice lequel regroupe toutes les données comptables du ministère et de ses différents organismes.
- Les rapports générés par l'Office à partir du système sont susceptibles de comprendre des renseignements personnels.
- La durée de conservation de ces rapports est établie selon le calendrier de conservation des documents de l'Office, soit deux ans pour la période d'utilisation active, cinq ans pour la période semi-active et destruction par la suite.
- L'Office détient de plus un dossier physique pour chacune des personnes à qui il émet un paiement (fournisseur), lequel dossier contient notamment les pièces justificatives.
Provenance des renseignements versés au fichier
Les renseignements personnels versés au fichier sont fournis par les employés ou les fournisseurs (personnes physiques) et sont communiqués au Centre d'assistance SAGIR du ministère de la Justice.
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office et certains fournisseurs qui sont des personnes physiques
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office, du ministère de la Justice, du Contrôleur des finances et du CSPQ
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Info-bulle
Mesures de sécurité
Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Mesures générales
- Politique de sécurité de l'information
- Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
- Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
- Politique sur la gestion intégrée des documents
Mesures propres aux documents édités sur papier
- Contrôle de l'accès aux locaux
- Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
- Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
- Destruction des documents selon le calendrier de conservation
Mesures propres aux documents technologiques
- Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
- Contrôle de l'accès aux serveurs
- Environnement réseau sécurisé
- Accès sécurisé aux fichiers
- Journalisation de certaines actions
- Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires
Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.
Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.
Mise en ligne : 26 mars 2010