Fichier de suivi des activités de développement (SADE)
Cette base de données administrée par le Centre de services partagés du Québec (CSPQ) compile les activités de formation et de développement personnel suivies par les employés de l'Office.
Catégories de renseignements versés au fichier
Le nom, la date de naissance, le numéro d'assurance sociale, le traitement, le corps d'emploi de l'employé de même que la nature et la durée des activités de développement
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
Ce fichier permet de planifier et de suivre les activités de développement, de comptabiliser les dépenses annuelles et de rendre compte des données concernant la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d'?uvre.
Mode de gestion du fichier
- Le fichier est détenu par les Services administratifs qui en est responsable.
- La compilation des activités suivies est versée périodiquement au dossier personnel de l'employé.
- Les données sont accessibles dans le système pour une période indéfinie.
Provenance des renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office participant à des activités de formation ou de développement personnel
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office et les gestionnaires concernés par la planification des activités de développement de leur personnel
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
La conseillère en gestion des ressources humaines et l'agente de secrétariat des Services administratifs ont accès à la base de données.
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Info-bulle
Mesures de sécurité
Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Mesures générales
- Politique de sécurité de l'information
- Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
- Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
- Politique sur la gestion intégrée des documents
Mesures propres aux documents édités sur papier
- Contrôle de l'accès aux locaux
- Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
- Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
- Destruction des documents selon le calendrier de conservation
Mesures propres aux documents technologiques
- Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
- Contrôle de l'accès aux serveurs
- Environnement réseau sécurisé
- Accès sécurisé aux fichiers
- Journalisation de certaines actions
- Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires
Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.
Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.
Mise en ligne : 26 mars 2010