Diffusion de l'information

Plaintes et commentaires sur les services de l'Office

Catégories de renseignements personnels versés au fichier

• Tout renseignement sur une personne physique qui communique avec le Bureau de la qualité des services de l'Office. Il s'agit généralement du nom, du numéro de téléphone, de l'adresse postale et de l'adresse de courriel, ainsi que tout renseignement personnel consigné par écrit dans le traitement de la plainte ou du commentaire.
• Le nom des membres du personnel de l'Office nommés ou concernés par la plainte ou le commentaire.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• Traitement des plaintes et des commentaires sur les services de l'Office et la façon dont il exerce son mandat.

Mode de gestion du fichier

• Les renseignements sont conservés dans le format propre à la plainte ou au commentaire, qu'il s'agisse d'un courrier, d'un courriel, d'une télécopie ou de la transcription d'une communication verbale.
• Les renseignements personnels ne sont communiqués que s'ils sont nécessaires au traitement de la plainte et du commentaire.
• Un registre des plaintes et des commentaires est conservé depuis l'implantation du Bureau de la qualité des services en avril 2006. Il ne comprend que le nom des personnes concernées.

Provenance des renseignements versés au fichier

• Les personnes physiques qui communiquent avec le Bureau

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

• Les personnes ayant déposé une plainte ou un commentaire
• Dans le cas d'une plainte concernant un agent, le supérieur immédiat de l'agent et éventuellement, l'agent lui-même
• Dans le cas d'un témoignage d'appréciation, le membre du personnel concerné et ses supérieurs hiérarchiques

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Le responsable du Bureau ou son remplaçant

Info-bulle

Mesures de sécurité

Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

Mesures générales

• Politique de sécurité de l'information
• Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
• Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
• Politique sur la gestion intégrée des documents

Mesures propres aux documents édités sur papier

• Contrôle de l'accès aux locaux
• Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
• Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
• Destruction des documents selon le calendrier de conservation

Mesures propres aux documents technologiques

• Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
• Contrôle de l'accès aux serveurs
• Environnement réseau sécurisé
• Accès sécurisé aux fichiers
• Journalisation de certaines actions
• Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires

Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.

Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.

Mise en ligne : 18 septembre 2009