Diffusion de l'information

Journaux des appels téléphoniques

Catégories de renseignements personnels versés au fichier

• 1. Les journaux des appels entrants ou sortants comprennent les numéros de téléphone appelants et appelés ainsi que des données sur la séquence de l'appel.
• 2. La base de données des appels entrants au centre d'appels comprend le numéro de téléphone appelant, la séquence de traitement de l'appel de l'entrée dans la file d'attente à la fin de l'appel, le code de l'agent qui a pris l'appel. Ces appels sont enregistrés.

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• Fins administratives diverses, telles que le traitement des plaintes sur la qualité des services et les statistiques sur l'achalandage téléphonique

Mode de gestion du fichier

• Les journaux sont tenus depuis mars 2006 et sont sous la responsabilité du Service des ressources informationnelles.
• 1. Les journaux des appels entrants et sortants sont conservés sur le serveur pendant une période de six mois. L'épuration se fait quotidiennement pour ne conserver que les six derniers mois.
• 2. Depuis le 2 août 2010, les numéros de téléphone appelants dans les journaux de la base de données du centre d'appels sont détruits après 12 mois et ce, sur une base mensuelle.

Provenance des renseignements versés au fichier

• Chaque appel alimente les journaux du système téléphonique.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

• Les personnes qui communiquent entre elles par le système téléphonique

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Les personnes autorisées du Service des ressources informationnelles

Info-bulle

Mesures de sécurité

Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

Mesures générales

• Politique de sécurité de l'information
• Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
• Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
• Politique sur la gestion intégrée des documents

Mesures propres aux documents édités sur papier

• Contrôle de l'accès aux locaux
• Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
• Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
• Destruction des documents selon le calendrier de conservation

Mesures propres aux documents technologiques

• Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
• Contrôle de l'accès aux serveurs
• Environnement réseau sécurisé
• Accès sécurisé aux fichiers
• Journalisation de certaines actions
• Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires

Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.

Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.

Dernière mise à jour : 24 février 2010