Fichier des griefs
Ce fichier est constitué de chacun des dossiers physiques constitués à l'occasion du traitement des griefs en vue d'un règlement. Ils contiennent :
- les formulaires de grief
- les positions formelles
- la correspondance, les avis de convocation, les rapports d'enquête s'il y a lieu, et autres
- les décisions et les règlements des griefs.
Catégories de renseignements versés au fichier
Le nom, l'adresse personnelle, les numéros de téléphone, le numéro d'assurance sociale de l'employé concerné ainsi que tout renseignement personnel pertinent au grief.
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
Le suivi et le traitement des griefs en vue d'un règlement
Mode de gestion du fichier
- Les dossiers de grief sont détenus par les Services administratifs qui en sont responsables.
- Les dossiers sont conservés durant 5 ans à titre de document semi-actifs après le règlement hors cour ou en arbitrage du grief, puis détruits.
Provenance des renseignements versés au fichier
Les employés de l'Office, le syndicat concerné, l'Office
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office impliqué dans un grief
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Info-bulle
Mesures de sécurité
Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Mesures générales
- Politique de sécurité de l'information
- Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
- Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
- Politique sur la gestion intégrée des documents
Mesures propres aux documents édités sur papier
- Contrôle de l'accès aux locaux
- Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
- Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
- Destruction des documents selon le calendrier de conservation
Mesures propres aux documents technologiques
- Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
- Contrôle de l'accès aux serveurs
- Environnement réseau sécurisé
- Accès sécurisé aux fichiers
- Journalisation de certaines actions
- Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires
Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.
Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.
Mise en ligne : 26 mars 2010