Diffusion de l'information

Banque de données « Gestion des demandes des consommateurs »

Cette base de données gère toutes les demandes de documents des consommateurs, notamment les formulaires de plaintes et certains accusés de réception, depuis la demande originale jusqu'à l'ouverture d'un dossier de signalement dans le « Système des commerçants ».

Catégories de renseignements personnels versés au fichier

• Selon la nature de la demande, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse de courriel des personnes physiques qui font la demande d'un formulaire de plainte ou d'indemnisation ou d'un document d'information
• Le numéro de plainte qui en découle
• La feuille de route de toute intervention

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• L'envoi de formulaires ou de documentation
• Le repérage d'un dossier préexistant à partir du numéro de téléphone lors d'une prise d'appel au centre d'appels
• La création d'un signalement dans le cas du retour d'un formulaire de plainte rempli par le consommateur

Mode de gestion du fichier

• Ce système est entièrement informatisé et ne crée pas de dossiers physiques séparés.
• Le système est sous la responsabilité de la Direction des services aux consommateurs.
• Les inscriptions aux fichiers sont supprimées après trois années de calendrier en conformité avec le calendrier de conservation. Toutes les inscriptions antérieures au 1^er janvier 2008 ont été supprimées le 27 mars 2011.

Provenance des renseignements versés au fichier

• Les personnes qui s'adressent à un agent pour obtenir un formulaire ou un document
• Le système téléphonique pour les numéros de téléphone

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

• Les personnes qui demandent un formulaire ou un document de l'Office

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• L'ensemble du personnel de la Direction des services aux consommateurs
• La personne chargée de l'envoi central des documents
• La personne responsable de l'accès à l'information
• Les personnes autorisées du Service des ressources informationnelles

Info-bulle

Mesures de sécurité

Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

Mesures générales

• Politique de sécurité de l'information
• Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
• Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
• Politique sur la gestion intégrée des documents

Mesures propres aux documents édités sur papier

• Contrôle de l'accès aux locaux
• Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
• Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
• Destruction des documents selon le calendrier de conservation

Mesures propres aux documents technologiques

• Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
• Contrôle de l'accès aux serveurs
• Environnement réseau sécurisé
• Accès sécurisé aux fichiers
• Journalisation de certaines actions
• Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires

Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.

Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.

Dernière mise à jour : 17 mai 2011