Fichier des dossiers de dotation
Ce fichier constitué des dossiers physiques constitués à l'occasion de chacun des processus d'embauche du personnel occasionnel et régulier, quelque soit le mode de dotation (affectation, mutation, promotion et recrutement).
Catégories de renseignements versés au fichier
- Le curriculum vitae et l'offre de service transmis par le candidat à un poste incluant son nom, son adresse personnelle, sa date de naissance (facultative), ses numéros de téléphone
- Les candidats inscrits sur les listes de déclaration d'aptitudes à la suite de la tenue d'un concours
- Les résultats nominatifs des processus de sélection
- La correspondance reliée aux activités de dotation
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
L'embauche du personnel et le suivi de la dotation des postes vacants
Mode de gestion du fichier
- Les dossiers sont détenus par les Services administratifs qui en sont responsables.
- L'offre de service d'un candidat retenu est versée à son dossier personnel et les offres des autres candidats sont conservées durant 5 ans (2 ans actif, 3 ans semi-actif et destruction).
- Les grilles d'entrevues quant à elles sont détruites dès la fin du processus de dotation des postes.
- Le Secrétariat du conseil du trésor administre le Système de gestion des listes de déclaration d'aptitudes (SGLDA) comprenant tous les résultats des ministères et organismes qui tiennent des concours.
Provenance des renseignements versés au fichier
- Les candidats à un poste
- Les intervenants dans le processus de sélection
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
- Les personnes embauchées dans la fonction publique
- Les candidats inscrits sur des listes de déclaration d'aptitudes
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Info-bulle
Mesures de sécurité
Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Mesures générales
- Politique de sécurité de l'information
- Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
- Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
- Politique sur la gestion intégrée des documents
Mesures propres aux documents édités sur papier
- Contrôle de l'accès aux locaux
- Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
- Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
- Destruction des documents selon le calendrier de conservation
Mesures propres aux documents technologiques
- Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
- Contrôle de l'accès aux serveurs
- Environnement réseau sécurisé
- Accès sécurisé aux fichiers
- Journalisation de certaines actions
- Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires
Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.
Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.
Mise en ligne : 26 mars 2010