Fichier des dossiers médicaux (invalidité)
Ce fichier est constitué des dossiers physiques comprenant les renseignements relatifs aux absences de longue durée (invalidité) des employés. Ils contiennent :
- les certificats médicaux
- les expertises médicales
- la correspondance pertinente.
Catégories de renseignements versés au fichier
- Le nom, l'adresse personnelle, les numéros de téléphone, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance de l'employé
- Le nom et les coordonnées des professionnels de la santé
- Les données sur la condition médicale de l'employé (diagnostic, traitements, pronostic)
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
Le suivi et le traitement des dossiers d'invalidité, le suivi des périodes d'absence pour invalidité selon les régimes d'assurance-traitement
Mode de gestion du fichier
- Les dossiers physiques sont détenus par les Services administratifs qui en sont responsables.
- Les données sont conservées durant la période d'emploi à l'Office.
- La correspondance est versée au dossier de l'employé après le retour au travail. Les certificats médicaux et les expertises médicales quant à eux ne sont jamais versés au dossier de l'employé.
Provenance des renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office, les professionnels de la santé
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
Le personnel de l'Office en absence pour invalidité
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
L'accès est réservé uniquement à la conseillère ou au conseiller en gestion des ressources humaines responsable des dossiers d'invalidité.
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Info-bulle
Mesures de sécurité
Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Mesures générales
- Politique de sécurité de l'information
- Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
- Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
- Politique sur la gestion intégrée des documents
Mesures propres aux documents édités sur papier
- Contrôle de l'accès aux locaux
- Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
- Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
- Destruction des documents selon le calendrier de conservation
Mesures propres aux documents technologiques
- Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
- Contrôle de l'accès aux serveurs
- Environnement réseau sécurisé
- Accès sécurisé aux fichiers
- Journalisation de certaines actions
- Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires
Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.
Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.
Mise en ligne : 26 mars 2010