Fichiers des détenteurs de cellulaires, téléavertisseurs et cartes d'appel
Ce fichier est composé de la liste des détenteurs d'appareils de communication mobile (cellulaires) mis à la disposition de certains employés de l'Office, du registre des couts générés par chacun des appareils et des rapports de consommation fournis par la Direction générale des réseaux de télécommunications (DGRT) du Centre de services partagés du Québec (CSPQ). L'Office ne détient ni téléavertisseur ni carte d'appel.
Catégories de renseignements versés au fichier
Le nom des détenteurs des appareils et les relevés mensuels des appels effectués (comprenant les numéros de téléphone des appels appelés et reçus) à partir des appareils
Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
Le suivi des coûts de gestion et de l'inventaire des appareils ainsi que le remboursement à l'Office des frais des appels personnels
Mode de gestion du fichier
- La liste des détenteurs est sous la responsabilité des Services administratifs de l'Office et les données sont conservées sous un support informatique (fichiers Excel et Word).
- La liste est conservée indéfiniment.
Provenance des renseignements versés au fichier
Données de gestion interne en ce qui concerne les détenteurs et la DGRT en ce qui concerne les données de consommation
Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier
Les détenteurs de l'équipement
Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions
Le personnel autorisé des Services administratifs de l'Office et du CSPQ
Des mesures de sécurité sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Info-bulle
Mesures de sécurité
Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
Mesures générales
- Politique de sécurité de l'information
- Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
- Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
- Politique sur la gestion intégrée des documents
Mesures propres aux documents édités sur papier
- Contrôle de l'accès aux locaux
- Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
- Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
- Destruction des documents selon le calendrier de conservation
Mesures propres aux documents technologiques
- Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
- Contrôle de l'accès aux serveurs
- Environnement réseau sécurisé
- Accès sécurisé aux fichiers
- Journalisation de certaines actions
- Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires
Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.
Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.
Mise en ligne : 26 mars 2010