Diffusion de l'information

Demandes d'accès à l'information

Catégories de renseignements personnels versés au fichier

• Le nom, l'adresse, l'adresse de courriel, le numéro de téléphone ou d'autres renseignements fournis par les demandeurs qui sont des personnes physiques

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels :
  • traiter les demandes d'accès aux documents ;
  • traiter les demandes concernant des renseignements personnels, par exemple, une demande de rectification ;
  • intervenir en cas de révision par la Commission d'accès à l'information.

Mode de gestion du fichier

• Les renseignements sont conservés dans le format propre à la demande, qu'il s'agisse d'un courrier, d'un courriel, d'une télécopie ou de la transcription d'une communication verbale.
• Les dossiers physiques des demandes traitées sont détruits après cinq ans.
• Un registre des demandes est conservé depuis 1993 à titre de document synthèse. Il ne comprend que le nom des demandeurs.

Provenance des renseignements versés au fichier

• Les renseignements sont fournis par les demandeurs.

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

• Les demandeurs

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Le responsable de l'accès aux documents
• Certains membres de l'Office dans le cadre de leurs fonctions, par exemple un conseiller juridique
• Le président de l'Office

Info-bulle

Mesures de sécurité

Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

Mesures générales

• Politique de sécurité de l'information
• Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
• Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
• Politique sur la gestion intégrée des documents

Mesures propres aux documents édités sur papier

• Contrôle de l'accès aux locaux
• Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
• Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
• Destruction des documents selon le calendrier de conservation

Mesures propres aux documents technologiques

• Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
• Contrôle de l'accès aux serveurs
• Environnement réseau sécurisé
• Accès sécurisé aux fichiers
• Journalisation de certaines actions
• Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires

Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.

Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.

Mise en ligne : 18 septembre 2009