Diffusion de l'information

Centre virtuel de renseignements

Le Centre virtuel de renseignements (CVR) est une base de données qui gère les messages qui sont acheminés par le public dans la rubrique «Nous joindre - Demande de renseignement » du site de l'Office ou encore, les demandes qui y sont réacheminées par le personnel de l'Office.

Catégories de renseignements versés au fichier

• Le nom (facultatif), l'adresse (facultatif), le numéro de téléphone (facultatif), l'adresse de courriel (obligatoire) et le message (obligatoire) des personnes qui font une demande de renseignement
• La réponse par courriel faite par le personnel du CVR

Fins pour lesquelles les renseignements sont conservés

• Le traitement des demandes de renseignement
• Le repérage d'une demande ou d'une plainte préexistantes à partir du numéro de la demande ou de l'adresse de courriel du correspondant

Mode de gestion du fichier

• Le système est entièrement informatisé et ne crée pas de dossiers physiques séparés. Le numéro de la demande généré par le système permet de retracer les messages.
• Le système est sous la responsabilité de la Direction des services aux consommateurs.
• Les inscriptions aux fichiers sont supprimées après trois années de calendrier en conformité avec le calendrier de conservation. Toutes les inscriptions antérieures au 1^er janvier 2008 ont été supprimées le 27 mars 2011.

Provenance des renseignements versés au fichier

• Les personnes qui inscrivent des renseignements dans le formulaire en ligne

Catégories de personnes concernées par les renseignements versés au fichier

• Les personnes qui ont rempli un formulaire en ligne pour obtenir un renseignement

Catégories de personnes qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Le responsable du CVR à la Direction des services aux consommateurs
• Les agents de protection du consommateur affectés au traitement des demandes au CVR
• Les personnes autorisées du Service des ressources informationnelles

Info-bulle

Mesures de sécurité

Pour l'ensemble des fichiers, les mesures de sécurité suivantes sont prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

Mesures générales

• Politique de sécurité de l'information
• Destruction sécuritaire des documents et des supports informatiques
• Gestion des accès par carte d'accès aux bureaux de Montréal et de Québec
• Politique sur la gestion intégrée des documents

Mesures propres aux documents édités sur papier

• Contrôle de l'accès aux locaux
• Classeurs fermés à clé pour certains types de documents
• Procédures relatives à l'usage de la télécopie et de la photocopie
• Destruction des documents selon le calendrier de conservation

Mesures propres aux documents technologiques

• Salle de serveurs protégée contre les sinistres et l'intrusion physique
• Contrôle de l'accès aux serveurs
• Environnement réseau sécurisé
• Accès sécurisé aux fichiers
• Journalisation de certaines actions
• Mesures spécifiques concernant le matériel, par exemple les portables et les cellulaires

Tous les fichiers informatiques sont administrés par le Service des ressources informationnelles.

Aucun autre organisme n'a accès aux fichiers de l'Office et aucun fichier n'est communiqué à l'extérieur.